في عام 2022، اشترت الشركات في أميركا الشمالية عدد من الروبوتات في الربع الأول أكثر مما اشترتهُ في أي ربع سنوي على الإطلاق. واستمر هذا الاستثمار المتزايد في الروبوتات إلى اليوم في وقت يكافح فيه مسؤولوا الموارد البشرية مع تأثيرات نقص العمالة وزيادات الرواتب. فهل كانت هنالك روبوتات متخصصة في إدارة الموارد البشرية بين كل تلك الروبوتات المشتراة؟

الحقيقة أن الروبوتات دخلت هذا المجال بالفعل، وسنعرف في هذا المقال كيف يمكن للروبوتات تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية عبر أتمتة العمليات الروبوتية.

ما هي تقنية الـ RPA في قسم الموارد البشرية؟

نبدأ من تعريفها، حيث تستخدم تقنية RPA، والتي تسمى أيضاً أتمتة العمليات الروبوتية Robotic Process Automation، التكنولوجيا الروبوتية من قبل الشركات لأتمتة المهمات المتكررة المختلفة. نقل البيانات أو استخراج الملفات وكل المهمات من هذا القبيل.

وبالنسبة لعمليات الموارد البشرية Human Resources، لا يعني استخدام هذه التقنية أن الروبوتات ستتخذ جميع القرارات بدل من البشر. ولكن تشمل عمليات الموارد البشرية التي يمكن تبسيطها باستخدام RPA علاقات الموظفين، والتوظيف والتدريب والتطوير، والمزايا والتعويضات.

ويؤدي نشر تقنية RPA في إدارة الموارد البشرية إلى تقليل الوقت الذي يخصصهُ الموظفون لهذه المهام بشكل كبير. ونتيجة لذلك، تؤدي تقنية RPA إلى زيادة الإنتاجية والكفاءة في الأنشطة المختلفة داخل قسم الموارد البشرية. وتستخدم تقنية RPA روبوتات متعددة للتعامل مع هذه المهام. وبهذه الطريقة، ستمتلك الشركة قوة عاملة افتراضية تعمل بكامل طاقتها للتعامل مع كل هذه المهام بدقة وكفاءة أكبر.

كيف يمكن للروبوتات تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية؟

الحقيقة أن الإمكانات الهائلة التي توفرها تقنية RPA للأعمال من خلال قسم الـ HR هائلة. وفيما يلي نستعرض الفوائد الرئيسية لتقنية RPA والتي تبين لنا كيف يمكن للروبوتات تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية:

• تقنية RPA هي تقنية منخفضة المخاطر ويمكن دمجها بسهولة مع النظام التقليدي في الشركة ليسمح ذلك لفريق الموارد البشرية ال HR بإنشاء منصة تنمو باستمرار مع خوارزميات جديدة وأدوات التعلم الآلي.
• عندما تهتم تقنية الـ RPA بالمهام التقليدية المتكررة ستسمح للعمال بالتركيز بشكل أكبر على المهام ذات القيمة العالية مثل المساهمة بشكل مباشر في الأهداف الاستراتيجية الشاملة للشركة، وكل ذلك سيؤول إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية.
• التكلفة لكل جهد في تقنية الـ RPA منخفضة بشكل لا يُذكر عند تشغيلها على نطاق واسع، وجدير بالذكر أنها تزيد أو تنقص حسب متطلبات النظام، ليؤدي هذا في نهاية المطاف إلى وقف إهدار الجهود.
• تقدم تقنية RPA مخرجات دقيقة وقرارات سريعة عندما يتعلق الأمر بتحليلات البيانات بسبب تفوقها الحسابي بطبيعة الحال على نظرائها من البشر.
• تستمر مشاريع تقنية الـ RPA لمدة 9-12 شهر، مع عائد على الاستثمار يتراوح بين 30% إلى 200% في السنة الأولى!

كيف يتم تطبيق تقنية RPA في إدارة الموارد البشرية؟

لقد وصلنا إلى الجزء الأهم من حديثنا عن الروبوتات ودورها في تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية، ألا وهو تطبيق تقنية أتمتة العمليات الروبوتية فيها. والتي يمكن تلخيصها في خطوات ثلاث:

1. الخطوة الأولى في هذه العملية هي تحديد نطاق مشروع استخدام الروبوتات، وتتضمن ببساطة تحديد قائمة صغيرة قابلة للتعديل من عمليات الموارد البشرية التي قد تستفيد من الأتمتة.
2. بعد تحديد نطاق المشروع، تتضمن الخطوة التالية تحديد التكلفة التشغيلية الأساسية لتطبيق التقنية. وهذه الخطوة مهمة للحفاظ على استمرار المشروع والحفاظ على دعم أصحاب المصلحة.
3. بعد جمع التكلفة الأساسية، فإن الخطوة الأخيرة هي مراقبة كل عملية ضمن القائمة في الخطوة الأولى وتوثيقها. وبهذه الطريقة ستتعرف على الفرص المحتملة لأتمتة العمليات الروبوتية في القسم. خذ في اعتبارك أن تكون العملية مفصلة قدر الإمكان، وتمتد إلى كل مستوى من مستويات ضغط المفاتيح ونقرات الماوس.

ومن المهم الانتباه هنا إلى ضرورة وجود طريقة واحدة فقط لأداء العملية حتى لا يكون هناك أي تناقض أثناء عمل الروبوتات.

5 حالات لاستخدام الروبوتات في تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية

يمكننا القول أن استخدام الروبوتات في إدارة الموارد البشرية يتيح للفريق إدارة عدد كبير من المهام الإدارية، بدء من توظيف الموظف المناسب وانتهاءً بتقاعده. وفيما يلي وصف لبعض حالات الاستخدام المختلفة.

فحص السيرة الذاتية واختيار المرشحين

في المتوسط، تستغرق عملية فحص السير الذاتية ثم اختيار المرشح المناسب ما يصل إلى ثلاثة أيام لإجراء عملية توظيف واحدة. ولكن مع دمج تقنية الـ RPA في عملية التوظيف، يمكن للروبوتات جمع السير الذاتية وفحصها، ثم التحقق منها ومقارنة المعلومات مع طلب الوظيفة. وبالتالي فإن اختيار أفضل المرشحين سيتم من خلال بضع نقرات فقط. والحقيقة أن عملية أتمتة مهام الفحص والتحقق من الجودة توفر الوقت والجهد وتعزز جودة عملية التوظيف من خلال العثور على أفضل مرشح مطابق للوظيفة.

إعداد الموظفين الجدد وتوجيههم

بعد أن يقبل الموظف الجديد، يصبح قسم الموارد البشرية مسؤول عن ضمان إلمامهُ بالنظام بشكل كامل مثل حسابات المستخدمين الجديدة وقوائم البريد وعناوين البريد الإلكتروني وما إلى هنالك. وكل هذه المعلومات ستكون مختلفة بكل تأكيد من موظف إلى آخر.

تتدخل الروبوتات في هذه العملية، حيث يمكنها تشغيل عملية التوجيه المحددة مسبقاً تلقائياً بمجرد إنشاء حساب المستخدم الجديد ويمكنها أيضًا إرسال مستندات التوجيه الافتراضية إلى الموظف الجديد. وهذا يجعله يشعر بالراحة منذ اليوم الأول ويضمن أنه مجهز جيدًا من الناحية الفنية.

إدارة السفر والنفقات

في الواقع، هنالك العديد من التحديات التي يواجهها فريق ال HR في إدارة السفر والنفقات، مثل الإيصالات المفقودة، وتقديم النفقات المتأخرة، والإنفاق خارج السياسة، وضعف الرؤية، والتأخير في الدفع، وجداول البيانات المعرضة للأخطاء.

هذه التحديات جميعها يمكن التغلب عليها من خلال الروبوتات عبر تقنية الـ RPA التي تدير تلك العمليات من خلال مقارنة النفقات الفردية بالقواعد واللوائح، والمطالبات بالمعالجة، والموافقة على نفقات السفر القياسية. وهذا يقلل من التأخير في تقديم النفقات والموافقة عليها.

إدارة بيانات الموظفين

يتحمل فريق الموارد البشرية مسؤولية التعامل مع الموظفين الحالين والمتقدمين للوظائف والموظفين السابقين وكشوف الرواتب والامتثال والمتطلبات التنظيمية. ونظراً لأن معظم هذه المهام يدوية، فإنها تستغرق الكثير من الوقت بالنسبة للفريق. تخيل أن كل تلك المهمات الشاقة أصبحت اليوم من مسؤولية الروبوتات.

الوقت والحضور

يواجه موظفوا الموارد البشرية مشكلات مع نظام إدارة الغياب التقليدي، بسبب كونه يستغرق الكثير من الوقت للتحقق بدقة من سجل وقت الموظف وسجل تنظيم العمل الإضافي. ستتولى الروبوتات هذه المهمة أيضاً ليصبح من السهل حصر أيام الحضور والغياب لكل موظف.

ختاماً وبعد أن وضحنا كيف يمكن للروبوتات تحسين الكفاءة في إدارة الموارد البشرية، نبقى مع نتائج التحسين بلغة الأرقام في شركة سويسرية، حيث عالج فريق الموارد البشرية لديها والمكون من ستة موظفين حوالي 100000 حدث بشكل يدوي كل شهر، في حوالي 60 ساعة. ليتمكنوا بفضل إدخال الروبوتات إلى العمل من تقليل وقت المعالجة بنسبة 85% وتقليل معدل الخطأ إلى الصفر. بالإضافة إلى خفض العمل اليدوي بنسبة 25% مع تحقيق عائد الاستثمار في 4 أشهر. فهل سترغب في تجربة تقنية ال RPA في شركتك بعد معرفتك لكل تلك الفوائد؟